{:en}The shift to remote working: how to navigate as a start-up Nick Offin, Head of Sales, Marketing and Operations, dynabook Northern Europe{:}{:ar}التحول إلى العمل عن بعد: نصائح للشركات الناشئة نِك أوفين، رئيس المبيعات والتسويق والعمليات في “دينابوك”، أوروبا الشمالية{:}

{:en}

Remote working has become the norm for companies of all sizes during these trying times. Over the past few weeks, we’ve seen a significant rise in remote workers never seen in the business world before. Even businesses that haven’t had remote workers in any great number are now having to make the transition to support an almost entirely remote workforce.

For most start-ups remote working isn’t exactly a new concept. The start-up scene is scattered with examples of innovative new start-up organisations encouraging working from remotely as they look to find new ways of building a unique company culture, attracting and retaining top talent and achieving unparalleled mobility. However, the rise of remote workers doesn’t come without potential obstacles – especially for start-ups with potentially limited budgets and team members. Having the right employee technology in place, remote-access network capacity and perhaps unsurprisingly, security, are all potential stumbling blocks. Here are three tips for start-ups looking to navigate the main challenges associated with remote working.

Man working from home on a laptop computer sitting at a desk surfing the internet

Choose the right technology for continued productivity

Start-ups are leading the way when it comes to mobile and remote working. While large enterprises have long- formed methods of working, and often have legacy processes, start-ups are much more agile, flexible and open to change. For start-ups, remote workers not only lessens the amount of resources spent on securing fixed office space but also boosts employee engagement and productivity.

In order to keep productivity high, there are common requirements that all remote and mobile workers need. Most importantly, employees need to be equipped with the right technology. In the last month laptop demand has risen sharply in response to a greater demand for remote working, with device manufacturers seeing significant increases in sales. Start-ups need to ensure they are investing in lightweight and portable, yet powerful devices designed to accommodate the remote workforce. Connectivity and performance are critical, so employees can connect with colleagues through web-enabled collaborative tools, preserving collaboration within teams.

Purchasing and managing new devices can be expensive and complex. For start-ups, there are multiple purchasing options which can help to overcome this. PC-as-a-Service (PCaaS) refers to an Opex (operational expenditure) subscription-based model that often includes services such as purchasing, configurating, managing, refreshing and retiring devices. This model can help start-ups benefit from new technology, whilst having the ability to scale up and down as needed.

Utilise new technology to overcome network capacity concerns

The question many businesses are facing as they add more connected devices and solutions to their network is how will they manage and process the amount of data these devices will create effectively and securely? Start-ups are certainly at an advantage over larger enterprises in that they are often newer companies and have less reliance on legacy infrastructure. However, they still need to have the right technology and systems in the first place. Completely overhauling networks can be time and resource-intensive, especially for start-ups who have limited budgets. “Ripping and replacing” often isn’t an option so they must find another way of being able to cope with increased network capacity demands. The answer? Edge computing offers a viable solution and at the same time creates new methods of gathering, analysing and redistributing data and derived intelligence.

Take security seriously

Probably the most important challenge which comes with remote working is security. The NCSC recently warned of cybercriminal groups exploiting the coronavirus outbreak with sophisticated phishing, malware and ransomware campaigns. Start-ups are prime targets for cybercriminals as they often have weaker security systems than larger enterprises who can afford to invest in protection technologies like strong encryption. According to Verizon, 43% of cyberattacks are aimed at start-ups but only 14% are prepared to defend themselves. With the average cyberattack costing over £160,000 (AED725,000), almost sixty percent of smaller businesses go out of business within six months of being victimised.

Remote working at scale presents unique cybersecurity challenges that start-ups won’t have come across before. As more devices access potentially sensitive corporate data away from the office, this broadens the threat vector for cybercriminals to compromise networks. With this in mind, security needs to be a continued concern for start-ups, and needs to be reviewed and updated regularly.

Start-ups need to ensure employees are equipped with technology that has robust security features to reduce the risk of cyber-attacks. Devices with facial or fingerprint recognition and hardware-based credential storage capabilities provide a secure first defence against cybercriminals, reducing the risk of unsolicited login. Other defences such as zero client solutions ensure these devices never retain sensitive information. Instead, information is stored on a central, cloud-based system so if a device is lost or stolen, this information remains secure.

The current global situation has undeniably bought us into a new phase of remote and mobile working. As with any business change, there are number of challenges to tackle, more so if you’re a start-up navigating the current crisis. Employee devices, network availability and cybersecurity are all potential obstacles for getting remote working right, and businesses of all sizes can’t afford to delay in overcoming them.

{:}{:ar}فرض الوضع الراهن على الشركات من مختلف الأحجام اعتماد آليات العمل عن بُعد لمواصلة أنشطتها، وقد شهدنا في الأسابيع القليلة الماضية ارتفاعاً ملحوظاً وغير مسبوقٍ في عدد العاملين عن بُعد. واضطرت الشركات التي لم يسبق لها اعتماد هذا الأسلوب في العمل إلى إجراء قفزة نوعية ودعم موظفيها بكل ما يلزم لمزاولة مهامهم من منازلهم.

لكن لا يمكن اعتبار العمل عن بعد مفهوماً جديداً كليّاً على الشركات الناشئة، فقد ظهرت العديد من المشاريع الناشئة الجديدة والمبتكرة التي تبنت العمل عن بُعد في إطار بحثها عن أساليب جديدة لبناء ثقافة مؤسسية خاصة بها، واستقطاب واستبقاء المواهب المتميزة، وتحقيق مستويات غير مسبوقة في مرونة الأعمال. مع ذلك، فإن ازدياد العاملين عن بعد لا بدّ أن يحمل في طياته بعض العوائق، خاصةً بالنسبة للشركات الناشئة التي تفتقر للميزانيات الكافية وعدد الموظفين اللازم. ومن أبرز هذه العوائق تزويد الموظفين بالتكنولوجيا اللازمة، وتوافر شبكة إنترنت للتواصل عن بُعد، وكذلك الأمان الذي قد يشكل تحدياً كبيراً. وفيما يلي، نقدم ثلاث نصائح تساعد الشركات الناشئة على تخطي عقبات العمل عن بُعد.

اختيار التكنولوجيا المناسبة لضمان دوام الإنتاجية

تعتبر الشركات الناشئة سباقة في مجالات العمل المتنقّل والعمل عن بعد، بينما تمتلك الشركات الكبيرة إرثاً من العملياتٍ وأساليب العمل المتأصّلة. لذا تتّصف الشركات الناشئة بأنها أكثر مرونة وانفتاحاً على التغيير، فهي تعتبر عمل الموظفين عن بعد بمثابة فرصة لرفع إنتاجيتهم وتعزيز دورهم، وتوفير الموارد المهدورة على تأمين مكاتب ثابتة لهم.

Man working from home on a laptop computer sitting at a desk surfing the internet

ويوجد مجموعة من المتطلبات الشائعة للعاملين عن بُعد والمتنقلين لضمان إنتاجية عالية، وأهمها توفير التكنولوجيا المناسبة. وقد شهد الطلب على الحواسيب المحمولة ارتفاعاً ملحوظاً خلال الشهر الماضي نتيجة ارتفاع عدد العاملين عن بُعد، وهو ما تجلى في زيادة مبيعات مصنّعي هذه الأجهزة بشكل واضح. ويجب أن تركز الشركات الناشئة على الاستثمار في أجهزة ملائمة لهذا النوع من العمل؛ تكون متينة وبنفس الوقت سهلة الحمل وخفيفة الوزن. كما أنّ الأداء وإمكانية الاتصال ميزتان أساسيتان في أي جهاز حاسوب، حيث يكون بمقدور الموظفين التواصل والتعاون مع زملائهم عبر وسائط متصلة بالإنترنت.

قد يكون شراء الأجهزة الجديدة وإدارتها مكلفاً ومعقداً، إلا أن الشركات الناشئة تستطيع تجاوز هذه المشكلة في ضوء وجود العديد من خيارات الشراء. ويشير مصطلح “الحاسوب كخدمة” (PCaaS) إلى نموذج عمل قائم على الاشتراك في النفقات التشغيلية، ويشمل مجموعة من الخدمات كشراء الأجهزة، والمصادقة عليها، وإدارتها، وتحديثها، وتبديلها. ويستطيع هذا النموذج مساعدة الشركات الناشئة على الاستفادة من مزايا التقنيات الجديدة، مع إمكانية زيادة الأجهزة أو تخفيضها حسب الحاجة.

استخدم التكنولوجيا الجديدة للتغلّب على مشكلة استيعاب الشبكة

يواجه الكثير من الشركات عند زيادة الأجهزة والحلول المتّصلة بالشبكة، سؤال يتعلق بكيفيّة إدارة ومعالجة كميّة البيانات التي تنتجها هذه الأجهزة بشكل فعّال وآمن. وغالباً ما تتفوّق الشركات الناشئة على الشركات الكبرى في هذا المجال بفضل حداثتها واعتمادها الضئيل على البنى التحتيّة القديمة، ولكنّها تبقى بحاجة إلى استخدام التقنيات والأنظمة المناسبة لعملها. وفي الواقع، تستنذف عملية إصلاح وتحديث الشبكات بشكل كامل الكثير من الوقت والموارد، لا سيّما بالنسبة للشركات الناشئة محدودة الميزانيات. ولا تمثّل عملية “التخلص والاستبدال” خياراً موفقاً في غالب الأحيان، لذلك يجب إيجاد طريقة أخرى لتلبية الطلب المتزايد على تعزيز استيعاب الشبكة. وتمثل تقنية حوسبة الحافّة حلّاً ناجعاً لهذه المشكلة، حيث تقدم طرقاً جديدةً لجمع وتحليل البيانات والمعلومات المُستخلصة وإعادة توزيعها.

الأمان.. جانب هام أيضاً

لعلّ أهم التحديات المرتبطة بالعمل عن بعد هو الأمان. فقد حذّر المركز القومي للأمن السيبراني مؤخراً من وجود مجموعات سيبرانيّة إجراميّة تستغل تفشّي فيروس كورونا عبر شنّ حملات احتيال معقّدة ونشر البرامج الضارّة وبرامج الفدية. وتعتبر الشركات الناشئة أوّل أهداف الهجمات السيبرانية بسبب ضعف أنظمة حمايتها مقارنةً بالشركات الكبرى؛ التي تستطيع الإنفاق على تأمين تقنيات حماية قوية مثل التشفير المعزّز. وحسب شركة “فيرايزون”، فإنّ 43% من الهجمات السيبرانية تستهدف الشركات الناشئة، وفقط 14% من هذه الشركات قادرة على التصدي لها. وتتسبّب الهجمات السيبرانية متوسطة القوّة بخسارات تقدّر بأكثر من 160,000 جنيه إسترليني (725,000 درهم إماراتي)، ممّا قد يدفع حوالي 60% من الشركات الصغرى إلى التوقف عن العمل خلال ستّة أشهر من استهدافها.

ويفرض العمل عن بعد على نطاق واسع تحدياتٍ كبيرة على صعيد الأمن السيبرانيّ لم يسبق للشركات الناشئة أن اختبرتها من قبل. فمع وصول المزيد من الأجهزة من خارج مقرّ الشركة إلى بياناتها التي قد تكون حساسة، يتوفر للمجرمين السيبرانيّين ثغرات أكبر لاختراق الشبكات. وعليه، ينبغي أن تكون مسألة أمن البيانات الشغل الشاغل للشركات الناشئة، مع الحرص على مراجعة الإجراءات الأمنية وتحديثها بانتظام.

علاوةً على ذلك، يجب أن تقدم الشركات الناشئة لموظفيها تقنيات تتمتع بميزات أمنيّة حصينة للحدّ من خطر الهجمات السيبرانيّة. وتمثل الأجهزة المزوّدة بتقنية التعرّف على الوجه أو البصمات وإمكانات تخزين بيانات الاعتماد على الأجهزة، خطّ دفاع أول مضمون للتصدّي للمجرمين السيبرانيين؛ حيث تحدّ من خطر عمليات تسجيل الدخول غير المصرح بها. أمّا وسائل الدفاع الأخرى مثل تقنية Zero Client، فيمكن أن تضمن عدم تخزين تلك الأجهزة للمعلومات الحسّاسة، بل حفظها في نظام مركزيّ سحابيّ، وبذلك تبقى آمنةً في حال ضياع الجهاز أو سرقته.

أدخلنا الوضع العالميّ الحاليّ مرحلةً جديدةً من العمل عن بعد والعمل المتنقّل. وكما هو الحال مع أيّ تغيير في نظام العمل، يبرز عدد من التحدّيات التي يجب التعامل معها، وخاصةً الشركات الناشئة. وتعد أجهزة الموظفين وتوافر الشبكة والأمن السيبرانيّ من العقبات التي قد تعيق سير العمل عن بعد بالشكل الصحيح، ولا يمكن للشركات مهما بلغ حجمها تحمّل عواقب التأخير في معالجة هذه العقبات.{:}