{:en}
Budgeting and Forecasting – Three tips for your growing business
By Gerhard Hartman, Vice President: Medium Business, Sage Africa & Middle East
As the COVID-19 pandemic continues to disrupt lives everywhere, the operating environment today is more volatile than ever. Repeated waves of infection, new virus variants, ever-evolving government lockdown regulations, an unsteady supply chain, cash flow concerns, market declines and work disruption have become the grim reality for the average medium business.
Companies that have clear, real-time insight into their financial situation are best positioned to adapt to the rapidly changing environment. A no-brainer for finance teams is the fact that accurate budgets and forecasts will enable organisations to respond more efficiently and develop contingency plans to serve them well when the unexpected strikes.
Here are three things you can do today to better navigate these turbulent times.
- Become more agile with budgeting
Budgeting during a pandemic is hard. The course of the virus remains uncertain, customer responses are difficult to predict, and government protocols change from one month to the next or even weekly. For this reason, it’s wise to review your latest budget versus actual performance more frequently than you did before – perhaps as often as every week or fortnight.
This exercise will enable you to better understand variances across your most crucial revenue and expense accounts. You’ll be forewarned if you’re facing a profit shock because demand has declined or key input costs have climbed. The info will help you take actions, such as seeking credit, ramping up investment or cutting costs
- Correct course
While we can’t predict the future, we can make educated guesses about what outcomes our decisions will lead to. Begin by looking at critical accounts and diving into the details to gain insight into which areas are most at risk. Using this information, create ‘what if’ scenarios and test the potential impact of a set of assumptions.
Here is an extreme example of a ‘what if’ scenario: your chain of restaurants has not fully recovered from the curfew and alcohol ban in place during the second wave of the pandemic over December. Dine-in consumers are not returning and you’re concerned you don’t have the cash to survive stricter lockdown measures in the event of a third wave. However, your takeaway business is doing relatively well.
You could simulate a scenario where you operate as a ‘dark kitchen’ or ‘delivery-only’ restaurant. How much would you save by downsizing your premises and rationalising your menu? Would that be more profitable than running an empty restaurant where you count on alcohol margins to make money?
With a thorough understanding of the underlying numbers and potential impact, such decisions can be made with far greater certainty.
- Follow-through
Once you commit to changes based on your scenario planning exercise, new financial forecasts are needed to ensure strong execution on those changes. Update your forecast on a rolling schedule consistent with the budget. Then, adjust financial projections for the key areas within your business such as sales or cash flow. No longer will it be adequate to re-forecast only on a quarterly or monthly basis. You may need the flexibility to re-forecast on a weekly basis for the near term.
Rolling forecasts can significantly augment your existing budget and planning process. You can easily monitor progress against key performance indicators, make sound financial decisions, and even give the bottom-line a much-needed boost. This is supported by recent research which shows that companies using rolling forecasts achieve greater budget accuracy while spending less time on the process and increase their profitability by 10%.
Weather the storm
Taking the right steps today can help your business weather the storm and accelerate once the turbulence has passed. A proactive approach when it comes to budget and planning, including monitoring your budget, performing scenario analysis, and implementing rolling forecasts can help you get back to business as usual when the present disruption has receded.
About Sage
Sage is the global market leader for technology that provides small and medium businesses with the visibility, flexibility and efficiency to manage finances, operations and people. With our partners, Sage is trusted by millions of customers worldwide to deliver the best cloud technology and support. Our years of experience mean that our colleagues and partners understand how to serve our customers and communities through the good, and more challenging times. We are here to help, with practical advice, solutions, expertise and insight.
{:}{:ar}بقلم: غيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة في سايج أفريقيا والشرق الأوسط
بينما تستمر جائحة كورونا بعرقلة الحياة في كل مكان، تشهد بيئة العمل اليوم تقلباً أكبر من ذي قبل. فالموجات المتكررة للإصابات والأشكال الجديدة للفيروس والتشريعات الحكومية المتغيرة للإغلاق، واضطراب سلسلة التوريد والمخاوف بشأن التدفق النقدي والهبوط في الأسواق وانقطاع العمل بات واقعاً محبطاً بالنسبة للشركات المتوسطة.
تمتاز الشركات ذات الدراية الواضحة والآنية بوضعها المالي بالقدرة الأعلى على التكيف مع البيئة سريعة التغير. ومن البديهي بالنسبة للفرق المالية أن التنبؤات والميزانيات الدقيقة تمكن المؤسسات من الاستجابة بكفاءة أكبر ووضع مخططات الطوارئ لمساعدتها على تخطي الأحداث المفاجئة عند وقوعها.
إليك ثلاث نصائح من شأنها أن تعينك اليوم على اجتياز هذه الأوقات العصيبة باقتدار.
- توخي المرونة في وضع الميزانية
وضع الميزانية في وقت الجائحة مهمة صعبة. إذ يظل مصير الفيروس غامضاً ويصعب التكهن بردود فعل العملاء وتتغير البروتوكولات الحكومية من شهر لآخر بل من أسبوع لآخر. لهذا السبب، تقتضي الحكمة مراجعة ميزانيتك الأخيرة بالمقارنة مع الأداء الفعلي بوتيرة أعلى مما اعتدت عليه في السابق- ربما يجدر بك فعل ذلك كل أسبوع أو أسبوعين.
ستمكنك هذه الممارسة من الإحاطة بالمتغيرات في حسابات النفقات والإيرادات الهامة بشكل أفضل. إذ ستحذرك مسبقاً في حال كنت على وشك التعرض لصدمة في الأرباح بسبب انخفاض الطلب أو ارتفاع كلفة الموارد الرئيسية. وستساعدك المعلومات على اتخاذ الإجراءات المناسبة، مثل الحصول على قرض أو زيادة الاستثمار أو تقليص التكاليف.
- تصحيح المسار
رغم أننا لا نستطيع التنبؤ بالمستقبل، يمكننا أن نعتمد على ما لدينا من معلومات في تصور المخرجات التي تسفر عنها قراراتنا. ابدأ بالنظر في الحسابات الهامة والتعمق في التفاصيل لكي تتعرف على معلومات دقيقة بشأن الجوانب الأكثر عرضة للخطر. استخدم هذه المعلومات في صنع سيناريوهات محتملة واختبر الأثر المحتمل لعدد من الفرضيات.
إليك هذا المثال عن تلك السيناريوهات: لم تتعافَ سلسلة مطاعمك من الحظر حتى الآن خلال الموجة الثانية من الوباء في ديسمبر، ولم يعد زبائن المطعم، وتراودك المخاوف من انتهاء أموالك وعدم القدرة على الصمود أمام إجراءات إغلاق أكثر صرامة في حال وجود موجة ثالثة. لكن من ناحية أخرى، ما زالت أعمال التوصيل خارج المطعم تؤدي بشكل جيد.
يمكنك إنشاء سيناريو خاص تعمل فيه كمطعم متخصص بالتوصيل فقط. تخيل حجم الأموال التي ستوفرها من خلال خفض مساحة مطعمك وترشيد قائمة الأطعمة الخاصة بك. ألا يعتبر ذلك أكثر ربحية من تشغيل مطعم فارغ تعتمد فيه على مصدر دخل ضعيف؟
إن الفهم الشامل لهذه الأرقام والآثار المحتملة يمكّنك من اتخاذ قرارات أسرع وأكثر ثقة.
- المثابرة والاستمرار
حالما تلتزم بالتغييرات الحاصلة بناءً على السيناريو الخاص بك، يجب وضع تنبؤات مالية جديدة لضمان تنفيذ هذه التغييرات. قم بتحديث توقعاتك بناءً على جدول متجدد بالتوازي مع الميزانية، ثم عدّل تنبؤاتك المالية لأهم مجالات أعمالك، مثل المبيعات والدفق النقدي. إن تجديد التنبؤات المالية على أساس دوري أو شهري لم يعد كافياً بعد الآن، بل قد يتعين عليك التحلي بالمرونة وإعادة التنبؤ والتوقع بشكل أسبوعي على المدى القريب.
يمكن للتنبؤات المتجددة أن تعزز ميزانيتك وخططك الحالية. كما يمكنك مراقبة مدى التقدم بسهولة بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية، واتخاذ قرارات مالية حكيمة، وحتى زيادة الأرباح. وتدعم هذه العملية دراسة حديثة كشفت أن الشركات التي تستخدم التنبؤات المتجددة تتمتع بدقة أكبر في الميزانية وتُمضي وقتاً أقل في هذه العملية وتزيد أرباحها بنسبة 10%.
التصدي للتحديات
إن اتخاذ الخطوات الصحيحة يساعدك اليوم على التصدي لتحديات الأعمال وتسريع عملية النمو حالما تنتهي الأزمات. كما أن التعامل بشكل استباقي مع الميزانية والتخطيط، بما في ذلك مراقبة الميزانية وإجراء تحليل للسيناريوهات وتنفيذ التنبؤات المتجددة، يساعد على تعافي أعمالك عند انتهاء المشاكل والانقطاعات الحالية.
نبذة عن سايج
سايج هي شركة رائدة عالمياً في مجال التكنولوجيا وتقدم للشركات الصغيرة والمتوسطة حلولاً تضمن لها المرونة والكفاءة في إدارة شؤونها المالية وعملياتها ومواردها البشرية. وتحظى سايج بثقة ملايين العملاء حول العالم لما تقدمه من تقنيات سحابية متطورة إلى جانب الدعم الفني. واستناداً إلى خبراتنا التي تمتد لسنوات طويلة، يدرك زملاؤنا وشركاؤنا جيداً كيف يمكن أن يقدموا الخدمات التي تلبي احتياجات عملائنا والمجتمعات التي نعمل فيها في جميع الأوقات وفي أصعب الظروف. نحن مستعدون دوماً للمساعدة بما نمتلكه من رؤىً وحلول وخبرات واسعة.{:}
